Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là yếu tố then chốt quyết định tiến độ và khả năng được cấp phép hoạt động. Một bộ hồ sơ đầy đủ, đúng chuẩn giúp rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế tối đa nguy cơ bị yêu cầu bổ sung, từ chối.

Khác với thủ tục thành lập doanh nghiệp trong nước, hồ sơ dành cho văn phòng đại diện đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều loại giấy tờ từ cả công ty mẹ ở nước ngoài và đối tác tại Việt Nam. Mỗi tài liệu phải được chứng thực đảm bảo tính pháp lý khi nộp cho cơ quan chức năng. Đây cũng là khâu mà nhiều nhà đầu tư thường gặp vướng mắc nếu chưa am hiểu quy định.

Trong bài viết này, DVL IPT sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều kiện và hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-1 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài. Tài liệu này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
• Bản dịch có chứng thực báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản dịch có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

(1) Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;

(2) Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);

Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Lưu ý: Các tài liệu, trừ khi được quy định rõ ràng, phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ.

Để tránh phát sinh các vấn đề, thủ tục bổ sung và hạn chế rủi ro bị từ chối cấp phép thì doanh nghiệp cần hiểu rõ ràng, đầy đủ về hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam. Đồng hành cùng đơn vị tư vấn giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp rà soát kỹ lưỡng từng chi tiết và đảm bảo tuân thủ pháp luật ngay từ đầu.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn đầu tư và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, DVL IPT đồng hành cùng khách hàng trong việc:

• Hỗ trợ thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý thành lập văn phòng đại diện. 
• Tư vấn và hướng dẫn nghĩa vụ báo cáo định kỳ, tuân thủ quy định quản lý đối với văn phòng đại diện.
• Cung cấp thông tin, cập nhật chính sách liên quan để đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện luôn đúng pháp luật và hiệu quả.

Nếu bạn đang cần được tư vấn hoặc hỗ trợ trọn gói các dịch vụ liên quan đến văn phòng đại diện tại Việt Nam, hãy liên hệ ngay với DVL IPT để được đồng hành và xử lý thủ tục một cách hiệu quả nhất.

_________________________

Về DVL IPT:

Công ty Cổ phần Xúc tiến Đầu tư và Thương mại DVL IPT (gọi tắt là DVL IPT) là đơn vị thành viên thuộc hệ sinh thái DVL Ventures, được thành lập và vận hành bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại quốc tế và đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI).

DVL IPT mang đến giải pháp toàn diện trong lĩnh vực xúc tiến đầu tư và thương mại, bao gồm:

• Xúc tiến đầu tư: Cung cấp dịch vụ quảng bá thông tin các khu công nghiệp, cụm công nghiệp, nhà xưởng cho thuê; xây dựng tài liệu, ấn phẩm xúc tiến đầu tư…
• Tư vấn đầu tư: Tư vấn địa bàn – hình thức – thủ tục đầu tư; tư vấn mua bán, sáp nhập (M&A) dự án; hỗ trợ phát triển và quản lý dự án….
• Xúc tiến thương mại – du lịch: Hỗ trợ nghiên cứu thị trường và tư vấn lựa chọn thị trường tiềm năng; tổ chức hội chợ, triển lãm, diễn đàn đầu tư, kết nối các đối tác; tư vấn luật, tập quán thương mại quốc gia và quốc tế.
• Xúc tiến và tư vấn chuyển giao công nghệ: Tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật hoạt động nghiên cứu & phát triển sản phẩm công nghệ; hỗ trợ pháp lý, định giá, giám định, đàm phán chuyển giao….
• Dịch vụ giá trị gia tăng: Xây dựng nhà xưởng; cung ứng lao động, dịch vụ logistics; dịch vụ quản lý vận hành khu công nghiệp, cụm công nghiệp; dịch vụ đào tạo kỹ năng…

Vì sao nên chọn DVL IPT?

Với trên 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực FDI, DVL IPT đã và sẽ luôn là đối tác tin cậy của mọi doanh nghiệp, nhà đầu tư trên toàn cầu.

• Nhân sự giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại quốc tế và đầu tư nước ngoài.
• Có mối liên hệ chặt chẽ với các Bộ ngành và Chính quyền các địa phương tại Việt Nam. 
• Kết nối mạnh mẽ với các Tổ chức quốc tế, Hiệp hội doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.
• Có mạng lưới doanh nghiệp, đối tác tin cậy trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế.
• Cơ sở dữ liệu lớn về các khu công nghiệp, nhà xưởng, nhà cung cấp và cơ hội kinh doanh.

DVL IPT – Đồng hành kiến tạo thành công cho nhà đầu tư tại Việt Nam!